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マーケティングリサーチャーの渡邉俊です。

何かしらのアンケート調査の行う際、記名式で行うならば気を付けなければならないのは『個人情報』の取り扱い方です。
アンケートに個人名や電話番号などを記入してもらうのであれば、それは立派な個人情報なのできちんと『個人情報保護法』に則って管理する必要があります。

もしその情報が漏洩してしまったり、第三者に不当に使用されたりすれば刑事責任を問われる可能性があるからです。
実際にアンケートで得た個人情報を雑に取り扱ってしまった為、個人情報漏洩など法的問題になった事例もあります。

今回は、その個人情報の取り扱い方についてお話します。

そもそも『個人情報保護法』とは何？

個人情報保護法の目的

“〇〇(企業名)”が数百万件の顧客情報を流出！”なんてニュースが流れると、必ず『個人情報保護法』という言葉も出てきます。
また実際にその流出データが詐欺などの犯罪に使われてしまうケースもあります。

この『個人情報保護法』とは、個人情報の「有効活用」と「保護」を目的とした法律です。
第一条の”目的”にはこのように書かれています。

この法律は、高度情報通信社会の進展に伴い個人情報の利用が著しく拡大していることに鑑み、個人情報の適正な取扱いに関し、基本理念及び政府による基本方針の作成その他の個人情報の保護に関する施策の基本となる事項を定め、国及び地方公共団体の責務等を明らかにするとともに、個人情報を取り扱う事業者の遵守すべき義務等を定めることにより、個人情報の適正かつ効果的な活用が新たな産業の創出並びに活力ある経済社会及び豊かな国民生活の実現に資するものであることその他の個人情報の有用性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。
出典：電子政府の総合窓口 e-Gov

要するに、『個人情報を取り扱う業者が守るべき事をルール化して、経済活動や豊かな国民生活の実現に向けて有効活用してもらう』というのがこの法律の目的になります。

 

『個人情報』の定義

次に『個人情報』とは具体的に何を指すかというと、

① 個人本人を特定できる情報(氏名、住所、電話番号、生年月日etc)
② 個人本人を識別できる情報や音声(防犯カメラのデータetc)
③ 他の情報と照合させれば個人と特定できる情報(会員ID、メールアドレスetc)

など、個人を特定できる情報のことを指します。
メールアドレスや会員IDなどはそれだけだと個人を特定する事ができませんが、何か他の情報と照合させれば個人を特定させることができますので、これも個人情報となります。

ビジネスをやっていると名刺交換を頻繁にやると思いますが、名刺も列記とした個人情報です。
またメモ帳などに取引先担当者のお名前や電話番号を書いている方もいらっしゃると思いますが、これらもやはり個人情報として取り扱われなければいけません。

従いまして、普通に生きていると自分の周りには個人情報がたくさんあるのです。

 

アンケートで個人情報を取得する時の『義務』

個人情報を取り扱ってビジネスを行っている人は『個人事業取扱事業者』となり、この法律の対象となります。
以前は5000人以上の個人情報を取り扱っている企業・団体が対象でしたが、2017年の法改正によりその制限は撤廃されました。
要するに、少数でも個人情報を収集した場合は、この法律にある『個人事業取扱事業者の義務』を守る必要があります。

今回のように、アンケート調査の中で個人情報を取得する場合は以下の3つの事項を守らなければいけません。

1. 個人情報を利用する目的をできる限り具体的に示すこと
2. 個人情報を第三者提供する場合、必ず本人の同意を得ること
4. 個人情報の問い合わせに関する窓口を設置すること

1つずつ説明します。

 

個人情報の使用目的を明示する

先程も申し上げた通り、アンケートが記名式であるならば回答者の氏名やその他の情報は列記とした『個人情報』です。
従いまして、そのアンケートには個人情報の利用目的を明示しなければなりません。

例えば、「記載いただいた個人情報はアンケートの回答特典の郵送に使用いたします。」という文言しか明示されていない場合、それ以外の目的で個人情報を利用する事はできません。

新商品に関する案内などでダイレクトメールを送ることは違反行為となる訳です。
個人情報宛てにダイレクトメールを送るのであれば、あらかじめ「新商品の案内を送ります」と明示することが必要な訳です。

 

個人情報を第三者に提供しない

個人情報保護法では、本人の同意なしに第三者へ個人情報を提供してはいけないとしています。
裏を返せば本人の同意があれば良いという事になりますが、アンケート調査の場合は第三者に提供する必要はないケースがほとんどのはずです。

個人情報を知られるのは嫌だからアンケートに答えたくないという人は多いです。
そういった方々の不安を取り除くためにも、

『今回のアンケートで記載いただいた個人情報を第三者に提供する事はございません。』

と明記しておきましょう。

 

個人情報の問い合わせに関する窓口を設置する

取得した個人情報の取扱いについて何かしたらの問合せや苦情を受けた場合、それに対してきちんと対応する必要があります。

従いまして、アンケートで個人情報を取得する場合、問合せ窓口を設置してその連絡先(メールアドレスや電話番号、担当者名など)を記載しておく必要があります。

 

【テンプレ】アンケート調査での個人情報の取り扱い

以上のことから、アンケート調査で個人情報を取得する場合は冒頭部分に以下のような一文を但し書き(注意書き)として入れる事をおススメします。

<例文>

本アンケートに記載いただいた個人情報については、管理責任者を定めて不正アクセスや紛失、漏洩等が発生しないよう安全対策を積極的に実施します。

またいただいた個人情報についてはアンケートの回答特典の郵送以外には使用せず、またご本人の同意がない限り第三者には提供致しません。

個人情報の取扱いに関するお問い合わせついては下記窓口までご連絡ください。

TEL: xx-xxxx-xxxx
Mail: xxxxxxxx@xxxx.xx.xx
(担当者名：〇〇)

あくまで例文ですので、書き方については適宜アレンジいただいて大丈夫です。
もちろん、ただ文面としてこれを書けばよいという訳ではなく、記載内容を確実に実施して個人情報を適切に取り扱う事が重要です。

※因みに個人情報管理も重要ですが、アンケート結果をきちんとビジネスで活用するには色々とノウハウがあります。無料メール講座の中でその辺りを解説しており、また購読登録された方にはアンケート調査設計のチェックシートを贈呈中なので是非登録してみて下さい。

【注意】そもそもマーケティング調査に個人情報取得はいらない！

以上のように、個人情報をアンケートに記載してもらう際には色々と気を配る必要があります。
ですが、そもそもマーケティング調査目的でのアンケートを記名式で実施する事はお勧めしません。

これは記名式にすることによって、リサーチでは最も避けなければならない『バイアス』が働いてしまう可能性があるからです。

どんな理由であれ、自分の名前や連絡先を記載した上で色々質問されると、

『質問している人が気に障るような回答は避けた方がよいかな・・・』
『あとで電話が来るのは面倒だから、このアンケートに回答するのはやめとこう・・・』

という気持ちを誘発してしまいます。

従いまして、記名式アンケートだと回答者の本音を探る事は極めて難しくなります。
僕自身が担当したマーケティング調査を記名式で行ったことはほとんどありません。

回答の御礼品を郵送する為とか、回答内容について詳しい話を聞くために連絡を取りたいなどの理由がほとんどと思いますが、マーケティング調査は無記名で実施する事が基本です。

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